Sicherlich jede von euch, die in einem Unternehmen beschäftigt ist, kann mit dem Begriff Meetingitis etwas anfangen. Konferenzen, die oft zu den unpassendsten Zeitpunkten stattfinden, den ein oder anderen aus wichtigen Arbeitsprozessen herausreißen und damit unvorbereitete Teilnehmer in der Besprechung garantieren. Wer kann sich schon von einem Moment auf den anderen auf ein neues Thema einstellen, wenn man bis gerade in einem anderen Gedanken gesteckt hat. Zumal sicher ist, dass dieser Gedanke weg sein wird, wenn man nach dem Meeting wieder auf seinem Platz landet.
Vorbereitung, Agenda und Ziele
Die beste Voraussetzung für ein effizientes Meeting mit vorbereiteten Kollegen ist eine Agenda, die im Vorfeld den (richtigen) Gesprächsteilnehmern vorgelegt wird. So wird diesen die Möglichkeit geboten, selbst noch Themen mit einzubringen und vor allem, sich auf die gesetzten Gesprächspunkte vorzubereiten.
Ein rechtzeitig angekündigtes Meeting bieten jedem Teilnehmer die Möglichkeit, sich seine Arbeitszeit so einzuteilen, dass er nicht nur mit halben Gedanken anwesend ist, sondern sich voll und ganz auf die gesteckten Ziele vorbereiten kann. Das Setzen von Prioritäten ist notwendig, um unnötige Diskussionen zu vermeiden und Fragenstellungen schnell zum Abschluss zu bringen.
Zeitplanung
Ein Aspekt, der einen eigenen Punkt verdient, ist definitiv die Zeitplanung. Jeder Mitarbeiter plant die To-Dos für seinen Tag so, dass er mit den offenen Aufgaben zurechtkommt. Ein Meeting muss hier also eingeplant werden, weshalb eben eine rechtzeitige Ankündigung wichtig ist. Zusätzlich sollte die geplante Dauer des Meetings zum einen im Vorfeld kommuniziert werden, zum anderen muss dieses Fenster dann auch eingehalten werden. Überzogene Zeit geht immer zu Ungunsten der liegengebliebenen Arbeit, der Stresspegel steigt und die Laune sinkt. Zeitrahmen, die nicht eingehalten werden, zeugen in vielen Fällen auch davon, dass der Gesprächsleiter unkoordiniert und nicht sorgfältig vorbereitet ist.
Aufmerksamkeit
Gelangweilte Gesprächsteilnehmer bringen kein Meeting voran, uninteressierte und mental abwesende Mitarbeiter helfen kein Stück weiter dabei, Ziele zu erreichen und notwendige Antworten zu finden. Kreativität muss grundsätzlich im Büroalltag, also auch in der unternehmensinternen Gesprächskultur gefördert werden. Ein richtiger Schritt ist daher, Meetings einmal ganz anders zu gestalten, als sie jeder Mitarbeiter gewohnt ist. Wie wäre es zum Beispiel, wenn die Agenda einfach mal von hinten aufgerollt wird? Da werden die Kollegen erst mal verwundert aufblicken – in jedem Fall sind sie sofort bei der Sache! Im Sommer ließe sich ein Meeting ohne viel Aufwand nach draußen verlegen. Damit ist auf jeden Fall ein Gute Laune-Bonus garantiert!
Protokollieren
Um Ergebnisse und Ziele zu dokumentieren, die erreicht wurden, sollte bei jedem Meeting ein Protokoll geführt werden. Irren ist menschlich, erst recht wenn in Stresssituationen nicht mehr ganz klar ist, welche Beschlüsse getroffen wurden. Um ein etwaiges Stille-Post-Spiel zu vermeiden, hilft ein Protokoll weiter, in dem alle Wichtigen (!) Aspekte des Meetings festgehalten und jedem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.
