Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft – da ist es nicht verwunderlich, dass Mieter ganz genau hinschauen. Schließlich machen die Nebenkosten rund 40 Prozent der Gesamtmiete aus und sind damit ein ganz erheblicher Kostenfaktor. Deshalb sollten Vermieter bei der Erstellung der Abrechnung auf bestimmte Dinge achten.
Nebenkosten im Mietvertrag
Vermieter dürfen nicht einfach beliebige Dinge als Nebenkosten abrechnen. Reparaturen oder eigener Verwaltungsaufwand dürfen zum Beispiel nicht auf den Mieter umgelegt werden. In der Betriebskostenverordnung ist genau festgelegt, welche Betriebskosten umlagefähig sind. Hier genügt es, im Mietvertrag darauf hinzuweisen, dass der Mieter für die Betriebskosten aufkommt – so wird automatisch ein Bezug zur Betriebskostenverordnung hergestellt. Weitere Betriebskosten, die in den Zuständigkeitsbereich des Mieters fallen, müssen im Mietvertrag unter „Sonstige Betriebskosten“ extra genannt werden.
Nachvollziehbarkeit für den Mieter
Eine Nebenkostenabrechnung sollte immer für den Mieter überprüfbar sein. Sollten Posten unverständlich sein, sind diese in der Regel ungültig. Für die korrekte Abrechnung sind einige Punkte unverzichtbar:
Die Gesamtkosten – Hier muss dem Mieter deutlich gemacht werden, wie diese sich zusammensetzen. Dafür müssen die einzelnen Posten, wie Hausmeister, Beleuchtung und Wasser transparent dargestellt werden.
Umlageschlüssel – Der Vermieter muss angeben, wie die einzelnen Kosten auf die Mieter umgelegt werden. Diese Berechnungen können sich nach Wohneinheit oder Wohnfläche richten.
Anteil des Mieters – Es muss eine Angabe geben, wie hoch der Mieteranteil ist, zum Beispiel an Kosten für Müllabfuhr, Hausmeister etc.
Vorauszahlungen – Wenn der Mieter bereits Zahlungen für die Nebenkosten geleistet hat, müssen diese in der Abrechnung aufgeführt werden.
Verteilung der Heizkosten
Für die Verteilung der Heizkosten ist der Vermieter verpflichtet, sich an die gesetzlichen Vorgaben zu halten. Es dürfen mindestens 50, maximal 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Laut Gesetz muss der restliche Anteil nach Wohnfläche aufgeteilt werden – wenn der Vermieter sich nicht daran hält, darf der Mieter die Heizkosten kürzen.
Datum und Zeitraum der Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Ist dem nicht so, ist die Abrechnung unwirksam – in einem solchen Fall muss der Vermieter dann nachweisen, dass diese Verspätung weder absichtlich noch fahrlässig herbei geführt wurde, um eine eventuelle Nachforderung durchzusetzen.
Auch der Zeitraum ist relevant für die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung. Er muss zwölf Monate betragen – geht er darüber hinaus, handelt es sich um einen Formfehler. Dann muss der Mieter den Nachforderungen nicht nachkommen.
