Berufstätige kennen es nur zu gut: Mehrere wichtige Projekte stehen an, einige Aufgaben warten schon längere Zeit auf Bearbeitung, und dann klingelt auch noch das Telefon.
Um da noch den Überblick zu behalten, ist eine gute Organisation gefragt. Ein geschicktes Zeitmanagement kann die Arbeit erheblich erleichtern.
Eins vorweg: Zeitmanagement dient nicht dazu, jede Minute des Tages genauestens durchzuplanen, um Zeit für noch mehr Aufgaben freizuschaufeln. Vielmehr hilft es dabei, die Struktur zu schaffen, die für ein produktives Arbeiten notwendig ist. Mit einem Plan vor Augen tappt man auch in turbulenten Zeiten nicht in die Stressfalle. Welche Möglichkeiten es für eine gute Arbeitsorganisation gibt, erfährst du hier.
Tipps für einen strukturierten Arbeitstag
Wer keinen Überblick hat, der verzettelt sich und vertrödelt seine Zeit mit unwichtigen Kleinigkeiten. Um dies zu ändern, muss Ordnung her – und zwar im Kopf wie auf dem Schreibtisch. Vergesslichkeit und Planlosigkeit resultieren häufig aus einem unaufgeräumten Schreibtisch. Wo sich Akten, Notizzettel und Fachzeitschriften stapeln, kann schon mal ein wichtiges Schriftstück verloren gehen. Gründlich Aufzuräumen kostet zwar erst einmal Zeit, doch ständiges Suchen noch viel mehr. Deswegen erst einmal alles vom Schreibtisch räumen und großzügig aussortieren. Alle benötigten Arbeitsunterlagen sollten nach Projekten sortiert und in einem Regal oder Schrank verstaut werden. Ab sofort kommen nur noch die Papiere auf den Schreibtisch, die für die Bearbeitung der aktuellen Aufgabe notwendig sind.
Nun geht es daran, alle Aufgaben und Termine zu erfassen. Eine To-do-Liste leistet hierbei gute Dienste. Noch besser ist es, sich bevorstehende Deadlines und wichtige Tagesaufgaben in einen Tischkalender einzutragen. To-do-Listen tendieren nämlich dazu, sich nach einiger Zeit zu vermehren. Mit einem ansprechend gestalteten Tischkalender beugt man dem Drang vor, für jedes Projekt einen neuen Aufgabenzettel anzulegen. Ein weiterer Vorteil eines solchen Kalenders: Im Vergleich zu einem Notizblock ist der Platz beschränkt. Man kann also gar nicht zehn dringende Tagesaufgaben eintragen, sondern ist dazu gezwungen, Prioritäten zu setzen. Dadurch überlegt man sich automatisch, was wirklich als erstes erledigt werden muss, und was warten kann. Lege deinen Fokus auf diese Tagesaufgaben und Termine. Beginne deinen Arbeitstag mit einer Aufgabe aus deinem Kalender und nicht mit dem Lesen von E-Mails. Dies kannst du erledigen, wenn du spürst, dass deine Konzentration nachlässt. So wird die Energie für wichtige Aufgaben eingesetzt und nicht für Routinetätigkeiten.
Als nächstes sollten die persönlichen Zeitdiebe erkannt und soweit wie möglich reduziert werden. Ausufernde Internetrecherchen gehören ebenso dazu wie der ständige Blick ins E-Mail-Programm oder Unterbrechungen durch andere Personen.
Da man sich im Berufsleben häufig nach anderen Kollegen, Partnern oder Kunden richten muss, ist es eine gute Idee, diese ebenfalls in das Zeitmanagement einzubeziehen. Zwar kannst du nicht über die Zeit anderer Menschen bestimmen, aber zumindest dafür sorgen, nicht unnötig auf dein Gegenüber warten zu müssen. Ein Kalender mit dem Branding der eigenen Firma ist ein nettes Geschenk, und der Beschenkte kann sich darin Termine mit Ihnen eintragen. Da viele Menschen ihre Arbeitszeit gerne produktiver gestalten möchten, werden Sie damit auch keine schiefen Blicke ernten.
Ein gutes Zeitmanagement sollte nicht an der Bürotür enden. Auch im Familienalltag kannst du einiges dafür tun, dass der Tag entspannter abläuft.
